Довгі роки український малий бізнес існував у тепличних умовах спрощеної системи оподаткування. Єдиний податок був синонімом свободи від бюрократії: мінімум звітів, фіксовані ставки та простий облік "у зошиті". Проте часи змінюються. Національна стратегія доходів до 2030 року, узгоджена з міжнародними донорами України, недвозначно вказує на курс гармонізації з європейськими нормами.
Для тисяч підприємців це означає неминучий вихід із зони комфорту. Перехід на Загальну систему оподаткування (ЗСО) та реєстрація платником ПДВ - це не просто збільшення податкового навантаження. Це фундаментальна зміна "операційної системи" вашого бізнесу.
Як пережити цю трансформацію? Як налаштувати програмне забезпечення, щоб не втратити дані про продажі та клієнтів? І чому користувачі систем лінійки BAS мають стратегічну перевагу перед тими, хто веде облік у Excel? Розбираємося детально.
Частина 1. Анатомія реформи: чому "як раніше" вже не буде
Держава ставить за мету зробити бізнес-середовище прозорим та унеможливити схеми мінімізації податків великими гравцями через сітку ФОП.
До яких змін варто готуватися вже зараз:
Впровадження "Польської моделі". Звична всім 3-тя група ФОП зі ставкою 5% може зазнати кардинальних змін. Планується диференціація ставок: торгівля - одна ставка, послуги - інша (імовірно вища).
Злиття 2-ї та 3-ї груп. Фактична ліквідація другої групи змусить тисячі мікропідприємців вести повний облік товарних запасів та витрат.
Автоматичне переведення на ЗСО. Певні категорії бізнесу (наприклад, продавці електроніки, підакцизних товарів) або ті, хто перевищить нові ліміти обороту, будуть примусово переведені на загальну систему.
ПДВ як обов'язок. На загальній системі поріг реєстрації платником ПДВ становить 1 млн грн доходу за рік. Для працюючого бізнесу це мізерна сума, яка долається миттєво.
Отже, замість простого переказу відсотка від обороту, підприємцю доведеться рахувати чистий прибуток (доходи мінус документально підтверджені витрати) та адмініструвати складний податок на додану вартість.
Частина 2. ПДВ-челендж: чому це складно для новачків?
Перехід з єдиного податку на ПДВ часто стає шоком. Це наче пересісти з велосипеда за штурвал літака - принцип руху ніби той самий, але кількість датчиків і важелів управління зростає в сотні разів.
Ключові відмінності обліку на ЗСО з ПДВ:
Правило "Першої події". На спрощеній системі все просто: є гроші - є дохід. З ПДВ податкові зобов'язання виникають за датою першої події: або зарахування коштів, або відвантаження товару. Система має відстежувати хронологію з точністю до секунди.
Баланс зобов'язань та кредиту. Ви повинні постійно балансувати між ПДВ, який винні державі (від своїх продажів), і податковим кредитом (ПДВ, сплаченим постачальникам). Втрачена накладна від постачальника = прямі грошові збитки.
Жорстка дисципліна. Реєстрація податкових накладних в ЄРПН має чіткі терміни. Запізнення карається драконівськими штрафами.
Собівартість. Щоб правильно розрахувати податок на прибуток, потрібно ідеально вести складський облік. "Мінусові" залишки або пересорт спотворюють фінансовий результат.
Частина 3. Головна помилка міграції: "Почнемо з чистого аркуша"
Найбільш небезпечна порада, яку може отримати власник бізнесу від некомпетентного консультанта: "Давайте заархівуємо стару базу 31 грудня, а з 1 січня почнемо працювати в новій, чистій базі вже з ПДВ".
Цей підхід, відомий як "обрізання бази", є руйнівним для бізнесу.
Наслідки створення нової бази:
Втрата комерційної пам'яті. Ви втрачаєте історію взаємодії з клієнтами. Ви не знаєте, що купував замовник пів року тому, яка у нього персональна знижка, як часто він робить повернення.
Неможливість аналітики. Звіт "Порівняння продажів 2024 vs 2025" стає неможливим, бо дані лежать у різних файлах. Ви втрачаєте можливість бачити тренди.
Хаос при перенесенні. Ручне перенесення залишків товарів, боргів контрагентів та зарплатних даних - це джерело помилок. Десь загубили копійку, десь переплутали контрагента - і баланс не сходиться місяцями.
Проблеми з персоналом. Бухгалтерії доведеться заново вносити кадрові дані для розрахунку відпускних та лікарняних, які базуються на середній зарплаті за минулі періоди.
Частина 4. Рішення BAS: еволюція замість революції
Сучасні конфігурації BAS (BAS Бухгалтерія, Управління торгівлею, BAS КУП, Малий бізнес) спроєктовані так, щоб підтримувати зміну податкових режимів без створення нової бази.
Ключовий інструмент тут - регістр відомостей "Облікова політика".
Як це працює на практиці?
Система дозволяє зберігати історію налаштувань. Ви просто створюєте новий запис в обліковій політиці, який набирає чинності з конкретної дати (наприклад, з 01.01.2025).
Сценарій переходу в одній базі:
До 31.12.2024 програма працює за алгоритмами Єдиного податку (касовий метод, без ПДВ).
З 01.01.2025 автоматично вмикаються алгоритми загальної системи.
Які переваги це дає?
Безшовність. Ви продовжуєте працювати в тій самій програмі, з тими ж довідниками товарів та клієнтів.
Коректність перехідних періодів. BAS вміє обробляти складні ситуації. Наприклад: ви отримали аванс у грудні (без ПДВ), а відвантажили товар у січні (коли вже стали платником ПДВ). Правильно налаштована система сформує проводки так, щоб ви не порушили закон і не сплатили зайвого.
Автоматизація рутини. З нової дати в інтерфейсі бухгалтера з'являються інструменти для роботи з податковими накладними та деклараціями.
Масова зміна реквізитів. Спеціальні обробки допоможуть змінити ставку ПДВ у картках товарів на "20%" саме з дати переходу, залишивши історію цін незмінною.
Частина 5. Людський фактор та роль компанії Evsesvit
Програма - це потужний інструмент, але вона не може самостійно виправити хаос у ваших бізнес-процесах. Перехід на ПДВ вимагає не лише натискання кнопок, а й зміни підходів до роботи персоналу.
Якщо у вас в базі дублюються контрагенти, договори не мають правильної структури, а менеджери не знають, що таке код УКТЗЕД - автоматичний перехід може дати збій.
Чому варто залучити інтегратора Evsesvit?
Компанія Evsesvit спеціалізується не просто на продажу ПЗ, а на супроводі бізнес-трансформацій.
Технічний аудит. Експерти перевірять стан вашої бази до початку переходу. Вони виявлять помилки, які можуть заблокувати роботу на новій системі.
Інтеграція зі шлюзами. Налаштування обміну з "M.E.Doc" або "FREDO Звіт" для автоматичної реєстрації накладних - це маст-хев для збереження часу бухгалтера.
Навчання команди. Ваші співробітники потребують інструктажу: як тепер виписувати рахунки, чому не можна відпускати товар без довіреності, як перевіряти статус платника ПДВ у клієнта.
Індивідуальні доопрацювання. Якщо ваш бізнес має специфіку (ЗЕД, виробництво), стандартного функціоналу може бути замало. Фахівці адаптують BAS під ваші потреби.
Частина 6. План дій: готуй сани влітку
Поки законопроєкти ще доопрацьовуються у владних кабінетах, розумний підприємець діє на випередження. Чекати офіційного оголошення закону - це ризик потрапити в чергу до інтеграторів, коли всі почнуть переходити одночасно.
Ваш алгоритм дій на сьогодні:
Відмова від "аналогового" обліку. Якщо ви досі не автоматизовані - впроваджуйте BAS зараз. Навчіться працювати на простій системі, щоб потім лише перемкнути налаштування.
Ревізія даних. Перевірте коди УКТЗЕД у номенклатурі. Це критично важливо для податкових накладних.
Фінансовий краш-тест. Змоделюйте ситуацію: що буде з вашим прибутком, якщо завтра доведеться платити ПДВ? Чи витримає ваша маржа?
Консультація з профі. Зверніться до Evsesvit. Попросіть показати демо-версію переходу. Зробіть тестову копію своєї бази і спробуйте "пожити" в режимі ПДВ хоча б віртуально.
Висновок
Зміни неминучі. Але вони можуть стати як катастрофою, так і поштовхом до розвитку. Перехід на загальну систему з ПДВ - це ознака дорослішання бізнесу.
Використання гнучких можливостей BAS дозволяє пройти цей шлях еволюційно, зберігаючи найцінніше - дані та аналітику. Довірте технічну частину професіоналам з Evsesvit, налаштуйте процеси, і жодна податкова революція не зможе зупинити ваш рух вперед.
Готові захистити свій бізнес від податкового хаосу? Не чекайте "дня Ч". Замовте аудит вашої облікової системи в Evsesvit вже сьогодні та отримайте чітку дорожню карту переходу.