Раціональна організація праці неможлива без своєчасного та законного відпочинку працівників. Саме графік відпусток дозволяє поєднати виробничі потреби роботодавця з правом людини на відновлення протягом календарного року. Українське законодавство встановлює чіткі вимоги до складання та застосування таких графіків. Про це повідомляє Міністерство юстиції України.
Закон України «Про відпустки» поширюється на всіх працівників, які працюють за трудовим договором, незалежно від форми власності роботодавця чи чисельності персоналу. Це означає, що графік відпусток є обов’язковим як для великих підприємств, так і для фізичних осіб-підприємців.
Фіксованої дати складання графіка або затвердженої типової форми закон не передбачає. На практиці його зазвичай формують і затверджують до початку календарного року. Такий підхід дає змогу заздалегідь врахувати сезонні навантаження, специфіку роботи та побажання працівників. Порядок складання може бути визначений колективним договором або іншими внутрішніми документами роботодавця.
Черговість надання відпусток визначається саме графіком. Він затверджується роботодавцем за погодженням із профспілковим або іншим представницьким органом трудового колективу та обов’язково доводиться до відома працівників. Ці вимоги закріплені у частині десятій статті 10 Закону України «Про відпустки» та статті 79 Кодексу законів про працю України.
У графіку відпусток зазвичай зазначають вид відпустки, дату її початку і закінчення, а також тривалість у календарних днях. Під час його складання необхідно передбачити всі види відпусток, на які має право працівник.
Обов’язково враховується щорічна основна відпустка тривалістю не менше 24 календарних днів. Окремі категорії працівників мають право на додаткові відпустки. Зокрема, працівникам, які мають дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, надається додаткова соціальна відпустка тривалістю 10 календарних днів. Для окремих професій законом передбачені додаткові відпустки за вислугу років, а також інші соціальні й додаткові відпустки, визначені законодавством або колективним договором.
За бажанням працівника щорічну основну відпустку дозволено ділити на частини. Водночас одна з частин має бути безперервною і тривати щонайменше 14 календарних днів. Це правило спрямоване на забезпечення повноцінного відпочинку.
Закон також визначає коло осіб, які мають право на щорічну відпустку у зручний для них час. До таких працівників належать неповнолітні, особи з інвалідністю, батьки малолітніх дітей, одинокі матері й батьки, а також чоловіки та дружини військовослужбовців.
Після затвердження графік відпусток може змінюватися або доповнюватися. Це допускається, зокрема, у разі прийняття нових працівників або за наявності законних підстав для перенесення відпустки. Закон передбачає перенесення відпустки у випадках тимчасової непрацездатності, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, а також у разі її збігу з навчальною відпусткою.
Грамотно складений графік відпусток забезпечує безперервність робочих процесів, знижує ризики конфліктів у трудових колективах та є важливим механізмом захисту прав працівників на відпочинок.