Електронна трудова книжка, запроваджена у 2021 році, містить цифрові дані про всі кадрові зміни — від прийняття на роботу до звільнення. Інформація з паперових трудових книжок, виданих до 1 січня 2004 року, може бути оцифрована та внесена до інформаційної системи Пенсійного фонду України. Це дозволяє зберегти повну історію трудової діяльності та забезпечити коректний облік страхового стажу. Про це повідомляє Пенсійний фонд України.
Страховий стаж визначається на основі даних персоніфікованого обліку, а за періоди до його впровадження — за інформацією, внесеною до реєстру застрахованих осіб, зокрема за оцифрованими документами. Тому правильне завантаження сканкопій трудової книжки є критично важливим.
Подати скановані сторінки трудової книжки можна дистанційно, навіть перебуваючи за кордоном. Для цього достатньо підготувати якісні копії документів та скористатися вебпорталом Пенсійного фонду України.
Вимоги до сканкопій трудової книжки
Скановані сторінки мають відповідати таким критеріям:
виконані з оригіналу в кольоровому форматі;
містять чіткі повні зображення сторінок та всіх реквізитів: назва документа, серія й номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника;
збережені у форматі JPG або PDF;
розмір кожного файлу — до 1 МБ;
рекомендована якість — 300 dpi для забезпечення деталізації.
Покрокова інструкція онлайн-подання
Крок 1. Авторизуватися на порталі Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
Крок 2. У розділі “Комунікації з ПФУ” обрати вкладку “Відомості про трудові відносини”.
Крок 3. Заповнити загальну інформацію про особу (за потреби) та надати згоду на обробку персональних даних.
Крок 4. Завантажити скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натиснути “Підписати та відправити в ПФУ”.
Крок 5. Переглянути результат опрацювання у розділі “Мої звернення”.
Пенсійний фонд України забезпечує доступ до онлайн-сервісів вебпорталу з територій дружніх держав, що дозволяє українцям за кордоном зберігати безперервність оформлення трудових документів та страхового стажу.