Свідоцтва про народження, шлюб, смерть та інші акти цивільного стану в Україні зберігаються у відділах ДРАЦС протягом 75 років. Після завершення цього строку книги державної реєстрації передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідної області або міста Києва. Про це повідомляє Міністерство юстиції України.
Куди звертатися по документ після 75 років
Якщо з дати реєстрації акту цивільного стану минуло понад 75 років, отримати документ у ДРАЦС уже неможливо. У такому разі необхідно звертатися безпосередньо до державного архіву, де зберігаються відповідні книги реєстрації. Саме архіви видають архівні довідки або витяги з актових записів.
Як подати запит до державного архіву
Запит до архіву можна подати кількома способами:
особисто;
поштовим відправленням;
електронною поштою, якщо архів приймає електронні звернення.
У зверненні обов’язково слід зазначити:
прізвище, ім’я та по батькові особи, щодо якої запитується документ;
дату та місце події — народження, шлюбу, смерті або іншого акту;
контактні дані заявника для зворотного зв’язку.
Строк розгляду запиту становить до 30 календарних днів. У виняткових випадках він може бути продовжений до 45 днів.
Важливі нюанси, які варто врахувати
Якщо державний архів, у якому мали б зберігатися документи, розташований на тимчасово окупованій території, Державна архівна служба України може визначити інший архів. Такий архів тимчасово зберігає копії документів і здійснює видачу архівних довідок.
У разі якщо актовий запис було оцифровано та внесено до Державного реєстру актів цивільного стану, можна звернутися до будь-якого відділу ДРАЦС або скористатися порталом «Дія». Для отримання витягу необхідно пред’явити паспорт і документи, що підтверджують родинні зв’язки, наприклад свідоцтво про народження. Послуга з видачі архівного витягу є платною — сплачується державне мито.
Що робити, якщо документи не збереглися
Якщо книги державної реєстрації актів цивільного стану не збереглися, архів надає офіційну архівну довідку про неможливість виконання запиту. Такий документ може бути використаний у суді для встановлення факту родинних відносин або інших юридично значущих обставин.