Перед зверненням до нотаріуса важливо заздалегідь ознайомитися з основними вимогами до документів, які подаються для вчинення нотаріальних дій. Це дозволить уникнути непотрібних затримок, відмов або необхідності повторних візитів, що суттєво заощадить ваш час і нерви. Про це повідомляє Міністерство юстиції України.
Вимоги до документів регламентуються статтею 47 Закону України «Про нотаріат» та главою 8 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5.
Основні правила прийняття документів нотаріусами
Нотаріуси не приймають документи, які:
Не відповідають вимогам чинного законодавства;
Містять відомості, що принижують честь, гідність або ділову репутацію фізичних чи юридичних осіб;
Мають підчистки, дописки, закреслення чи інші незастережені виправлення;
Написані олівцем;
Пошкоджені або тексти яких неможливо прочитати.
Якщо у документі є виправлення, вони мають бути застережені підписом посадової особи, печаткою підприємства або особи, що видала документ. Виправлення повинні бути виконані так, щоб було видно як помилковий текст, так і внесену зміну.
Особливі вимоги до документів на декількох аркушах
Документи, що складаються з двох або більше окремих аркушів, приймаються лише за умови, що аркуші:
Прошиті таким чином, щоб унеможливити їх роз’єднання без пошкодження;
Пронумеровані;
Скріплені підписом відповідальної особи та печаткою юридичної особи, яка видала документ.
Виняток становлять документи, що отримані через державні реєстри, інформацію з яких нотаріуси обов’язково використовують під час вчинення нотаріальних дій.
Вимоги до текстів документів
Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, копій документів і витягів повинні бути написані чітко та зрозуміло. Дати в документах мають бути позначені словами хоча б один раз.
Для юридичних осіб необхідно вказувати повну назву, ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру, а також місцезнаходження без скорочень.
Для фізичних осіб обов’язково повне вказання прізвища, імені, по батькові, місця проживання та ідентифікаційного коду за даними Державного реєстру платників податків. За потреби також вказується дата народження.