Щороку книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, які зберігаються у відділах ДРАЦС, передаються на постійне зберігання до державних архівів. Це відбувається після закінчення 75-річного строку з дати складання відповідного актового запису. Про це повідомляє Міністерство юстиції України.
Куди звертатися за довідкою?
Якщо з дати події минуло менше 75 років, замовити довідку потрібно у відділі ДРАЦС за місцем проживання.
Якщо минуло понад 75 років, документи передаються до державного архіву області або міста Києва, і саме туди слід подавати запит.
Як подати запит?
Запит на отримання архівної довідки можна подати:
особисто;
поштою;
електронною формою (за наявності технічної можливості).
У заяві необхідно вказати:
прізвище, ім’я, по батькові особи, щодо якої потрібна довідка;
дату та місце події (народження, шлюб, розлучення, смерть);
тип документа (свідоцтво про народження, шлюб, смерть тощо);
контактну інформацію (електронна пошта, телефон).
Термін розгляду запиту
Державний архів розглядає запити протягом до 30 календарних днів. У виняткових випадках термін може бути продовжений до 45 днів за рішенням керівника архіву.
Особливі умови в разі окупації територій
Якщо архів знаходиться на тимчасово окупованій території і неможливо виконати запит, Укрдержархів визначає іншу державну архівну установу як тимчасового зберігача фонду, яка отримує право видавати інформаційні документи громадянам.