Засвідчення справжності підпису на документах є важливою процедурою для забезпечення юридичної достовірності документів. Вона підтверджує, що підпис належить саме тій особі, яка заявляє про свою волю, та необхідна при поданні заяв, документів до установ або оформленні дозволів. Про це повідомляє Міністерство юстиції України.
В Україні засвідчення підпису регулюється статтею 78 Закону «Про нотаріат». Його можуть виконувати:
нотаріус;
посадова особа органу місцевого самоврядування;
посадова особа консульської установи України;
начальник установи виконання покарань.
Для проведення процедури потрібні:
документ, на якому засвідчується підпис;
паспорт громадянина України;
реєстраційний номер облікової картки платника податків.
Закон також передбачає можливість засвідчення підпису особи за іншу особу, яка не могла підписати документ власноруч через фізичну ваду, хворобу чи інші поважні причини. У такому випадку нотаріус фіксує обидві особи: того, хто підписав, та того, за кого було підписано, а також зазначає причини відсутності можливості власноручного підпису.
Важливо розуміти, що засвідчення підпису підтверджує лише факт його належності певній особі і не стосується правдивості фактів, зазначених у документі. Уповноважені особи не можуть засвідчувати підписи на документах, де право посвідчення належить виключно державним органам (наприклад, свідоцтво про народження, шлюб, смерть, наявність інвалідності, права власності). У таких випадках підпис може бути засвідчений лише для подання документу до компетентних органів іншої держави.
Окрім цього, нотаріуси засвідчують також справжність кваліфікованого електронного підпису відповідно до правил використання електронних підписів та печаток.
Процедура засвідчення підпису гарантує юридичну надійність документів і захищає права сторін, забезпечуючи їх офіційне підтвердження у різних сферах діяльності.